Pagsingil at Pag-invoice ng 3PL: Paano Makakatulong ang Teknolohiya

Maaaring mahirap harapin ang 3PL Billing at Invoicing, pangunahin kung hindi ka gumagamit ng automation. Bagama't ang mga pamamaraang ito ay masalimuot at hinihingi, ang iyong kakayahang makipag-usap nang mabisa sa mga mamimili ay maaaring nakadepende rin sa kanila. Ang proseso ng pagsingil ay magiging mas tapat para sa iyo sa hinaharap kung kukumpletuhin mo nang tama ang lahat ng kinakailangang tungkulin at isasama ang lahat ng naaangkop na kategorya ng pagsingil sa invoice. Gayunpaman, makakatulong ito kung karaniwan kang mayroong teknikal na suporta upang mapanatili ang lahat sa ilalim ng pamamahala. Bukod pa rito, ang mga operasyon tulad ng pagsingil ay maaaring magkaroon ng malaking epekto sa pangkalahatang tagumpay at imahe ng iyong kumpanya.

Ang iba pang mga kadahilanan, tulad ng iba't ibang mga kasunduan, ay maaari ding maging problema, kasama ang iba't ibang mga opsyon sa pag-invoice. Tiyaking walang mali o nagdudulot ng problema. Maraming mga kadahilanan ang dapat isaalang-alang, at dapat mong tiyakin na ang lahat ng mga trabaho ay nakumpleto kaagad at tama.

Maaaring kailanganin mo ang isang kapaki-pakinabang na digital na tool upang ayusin ang mga bagay, ngunit paano mo gagawing pabor sa iyo ang teknolohiya, at paano ito makakatulong sa iyong kumpanya? Suriin natin ang mga pangunahing kategorya ng accounting software at mga tool para sa mga third-party na provider ng logistik at kung paano gumamit ng mga digital na solusyon upang malutas ang mga isyu sa pag-invoice.

Ano ang 3PL?

Kung nagmamay-ari ka ng retail site, ang pagtupad ng order ay mahalaga sa pagpapatakbo ng iyong negosyo. Maaari mong matuklasan na ang pagproseso ng mga order ng kliyente sa loob ay hindi na praktikal habang lumalawak ang iyong kumpanya.

Makakatulong ang third-party logistics diyan. Sa tulong ng 3PL Billing at Invoicing, ang isang negosyo ay maaaring mag-outsource ng operational logistics, mula sa bodega hanggang sa pamamahagi, na binibigyang-laya ang iyong oras upang tumutok sa iba pang aspeto ng iyong organisasyon.

Mayroong malawak na hanay ng mga serbisyo na inaalok ng mga third-party logistics provider na may kaugnayan sa supply chain logistics. Logistics, storage, picking, packaging, pagpaplano ng imbentaryo, pagpoproseso ng order, pagpapadala, at mga serbisyong logistik ay kasama lahat.

Ang pariralang "third-party logistics" ay maaaring hindi ginamit, ngunit noong 1970s at 1980s, sinimulan ng mga negosyo na i-outsource ang kanilang mga papasok at papalabas na logistical na pangangailangan sa mga panlabas na partido.

Ang terminong "3PL" ay naging pangkaraniwan dahil sa pag-unlad at pagpapalawak ng e-commerce noong 1990s at 2000s, at pinalaki ng 3PLs ang saklaw ng kanilang mga inaalok. Ang third-party na logistics ay ang terminong ginamit upang ilarawan ang pinagsamang supply chain ng mga operasyon ng warehouse at mga serbisyo sa transportasyon.

3PL na pagsingil paraan

1. Pagpirma ng kasunduan. Dapat kang magtatag ng isang kasunduan sa pag-invoice sa kliyente na kinabibilangan ng lahat ng mga detalye, kabilang ang dalas ng pag-invoice, mga serbisyong ibibigay, mga presyo, mga espesyal na tuntunin, at mga opsyon sa pagbabayad. Para sa impormasyon sa iyong mga legal na karapatan at tungkulin, sumangguni sa Seksyon 7 ng Uniform Commercial Code. Maaari ka ring maghanap ng mga pamantayan sa industriya para sa mga tuntunin ng kontrata at mga pamamaraan sa pag-invoice mula sa International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Pangangalap ng data para sa mga transaksyon. Pagkatapos kumpletuhin ang mga serbisyong nakabalangkas sa kontrata, mag-compile ka ng data sa lahat ng mga aksyong ginawa tungkol sa kliyenteng iyon, tulad ng mga ulat sa oras at paggawa, mga order sa trabaho, mga resibo para sa mga pagbili, mga ulat sa pagtupad ng order, mga ulat ng mga supply, at iba pa. Tiyak na kasama ang mga serbisyong may halaga kung inaalok mo ang mga ito.
3. Pagkalkula. Batay sa mga kasunduan sa pagsingil, magpapasya ka kung aling mga serbisyo ang kailangang ma-invoice at kung magkano ang sisingilin. Ang ilang mga serbisyo, tulad ng storage, ay maaaring singilin buwan-buwan; ang iba (tulad ng pagpili at pag-iimpake) ay madalas na sinisingil sa bawat item.
4. Pagsusulat at pagpapadala ng invoice. Sa wakas, bibigyan mo ang iyong customer ng invoice na may listahan ng lahat ng mga gastos.

Pangunahing isyu sa Pagsingil at Pag-invoice ng 3PL

1. Kakulangan ng kakayahang makita ng mamimili

– Ang mga customer ay madalas na nagtatanong, "Bakit kami sinisingil para dito?" o “Para saan ba talaga ang bill na ito?” Dapat maunawaan ng mga customer kung ano ang kanilang binibili. Hindi mo maaaring ma-deconstruct nang sapat ang iyong mga quotation sa rate, ibigay ang kinakailangang impormasyon, o kahit na patunayan ang katumpakan ng mga istatistika kung ang iyong pag-invoice ay ginagawa nang manu-mano o gamit ang mga hindi napapanahong teknolohiya. Napakagandang mundo kung hindi mo kailangang i-verify at ipaliwanag ang bawat line item sa invoice!

2. Magkahiwalay na impormasyon

– Maraming operasyon ang isinasagawa sa mga bodega araw-araw. Kung wala kang direktang link sa pagitan ng iyong pamamahala sa warehouse at mga proseso ng pagsingil upang subaybayan at idokumento ang bawat isang aktibidad, mas malamang na makaligtaan mo ang isang bagay. Siyempre, ang mga hindi sinisingil na operasyon ay yaong hindi natukoy. Hindi mo gustong mawalan ng pera, hindi ba? Hindi, dahil nagpapahiwatig iyon ng nawalang kita.

3. Pagkaantala sa oras

– Kaugnay ng mga naunang isyu, ang naantalang pagsingil ay isang nakakainis ngunit karaniwang pangyayari. Sa sitwasyong ito, kailangan ang katumpakan at hindi lamang isang birtud. Maaari mong patunayan ang iyong pagiging maaasahan at makuha ang kumpiyansa at pakikipagtulungan ng iyong mga customer sa pamamagitan ng paghahatid ng mga naaangkop na bayarin sa mga kliyente sa mga naaangkop na oras.

4. Mga pagkakamali ng tao

– Well, sa liwanag ng lahat ng mga problemang inilarawan namin sa pagsingil, ang problemang ito ay dapat na medyo maliwanag. Ang posibilidad ng mga error ay masyadong malaki kung ang mga pagkalkula ay isinasagawa sa mga spreadsheet ng Excel o sa papel. Bilang isang resulta, maaari kang mawalan ng pera kung ikaw ay undercharge, o ang mamimili ay hindi nasisiyahan sa mga karagdagang gastos. Bukod pa rito, ang iyong kawani ng accounting ay tumatagal ng karagdagang oras dahil ang dokumentasyon ay kailangang itama at muling isulat.

5. Pag-iiba-iba ng mga kasunduan ng kliyente

– Dahil ang bawat mamimili ay natatangi, madalas mong kailangang magbigay ng isang customized na diskarte upang mapanalunan sila mula sa iyong mga karibal. Ito ay humahantong sa pag-aalok ng mga partikular na presyo, paggawa ng isa-ng-a-uri na pagsasaayos, at pag-promote ng mga eksklusibong diskwento, ngunit lumilikha din ito ng pagiging kumplikado kapag gumagawa ng mga personalized na singil.

Paano pagbutihin ang iyong pamamahala sa 3PL na Pagsingil at Pag-invoice:

1. I-automate ang pag-invoice ng iyong mga customer ng 3PL

Ang iyong 3PL billing administration operations ay maaaring automated para maalis pa ang mga interaksyon ng tao. Ang susunod na hakbang ay upang bumuo ng mga hanay ng panuntunan upang pahintulutan ang awtomatiko 3PL customer billing kapag na-link na ang iyong mga system sa pagpapadala at nakolekta at na-standardize na ang iyong data sa iyong platform sa pagsubaybay sa package at business intelligence (BI).

Hindi lahat ng 3PL ay magkapareho tungkol sa pangangasiwa ng pag-invoice at mga pamamaraan sa pag-invoice. Ang bawat korporasyon ay magkakaroon ng iba't ibang carrier, mga plano sa pagpepresyo, mga kasunduan sa customer, at mga diskwento dahil sa kanilang natatanging mga kinakailangan sa negosyo, na nagpapataas ng pagiging kumplikado ng proseso ng pagsingil ng customer.

Ito ang dahilan kung bakit napakahalaga na magkaroon ng logistic analytics tool na may kakayahang pangasiwaan ang walang katapusang bilang ng mga ruleset at mabilis na mag-parse ng milyun-milyong record.

Sa pamamagitan ng pagsasama ng kanilang iba't ibang sistema ng negosyo, maaaring mas mahusay na gamitin ng 3PLs ang kanilang logistic analytics tool upang bumuo ng mga invoice ng kliyente at epektibong pangasiwaan ang mga pagbabayad sa pamamagitan ng awtomatikong pagbabalik ng data sa target na system.

2. Pagsama-samahin ang iyong shipping tech stack.

Ang kumpletong pagsasama ng mga system sa kabuuan ng iyong parcel shipment tech stack ay ang unang hakbang sa pagpapabuti ng 3PL parcel analytics at mga proseso ng pag-invoice. Upang mapagsamantalahan ang data na kritikal sa negosyo, dapat na naka-link ang bawat system na iyong ginagamit upang maghatid ng mga pakete at magbigay ng data sa iyong parcel analytics at BI platform.

Gumagamit ng solidong parcel analytics system na nagbibigay ng isang pinagmumulan ng katotohanan at nagbibigay-daan sa paggawa ng desisyon na batay sa data sa pamamagitan ng pagmamapa sa mga field ng data at regular na pag-import ng kumpletong data sa pagpapadala.

Ang pagsasama-sama at pag-standardize ng iyong data ay ang susunod na yugto sa pagsasama ng parcel delivery tech stack. Ang mga pangalan ng field o column sa data na nakaimbak sa TMS, WMS, OMS, at mga carrier system ay madalas na hindi nagtutugma. Ang isang pangalan ng account sa isang file ay maaaring tukuyin bilang isang pangalan ng customer sa isa pa. Maliban na lang kung gagamit ka ng solusyon na maaaring gawing normal ang data sa pag-import, ang mga hindi karaniwang field sa data ay magdudulot ng napakalaking hamon sa pag-unawa at pagsusuri.

Napakahalagang pumili ng parcel analytics at business intelligence platform na maaaring tumanggap ng data sa iba't ibang anyo at awtomatikong baguhin ang data na iyon sa panahon ng pag-import.

Ang mga tradisyonal na teknolohiya ng parcel analytics ay madalas na nangangailangan ng mahigpit na format ng pag-import ng data, na naglalagay ng responsibilidad sa pag-update ng data nang manu-mano sa isang human resource. Nakikita ng pinakamaliit na negosyo na ito ay hindi mahusay at nakakaubos ng oras, ngunit para sa mga makabuluhang shipper at 3PL, ang mga interface ng tao ay mabilis na lumilikha ng mga bottleneck at paghihirap sa buong sistema ng pagpapadala. Upang pataasin ang pagiging produktibo at bawasan ang mga touchpoint ng tao, tiyaking gumagamit ka ng isang piraso ng advanced na analytics na makakapag-ingest ng data mula sa iba't ibang source at format.

Mga benepisyo ng paggamit ng 3PL Billing at Invoicing

Ang isang 3PL supplier ay maaaring gamitin na may ilang mga benepisyo. Ang pinakamahalagang benepisyo ay, sa pamamagitan ng pag-outsourcing sa mga operasyong ito, maaari kang tumutok sa pagpapalago ng mga benta, marketing, at linya ng produkto ng iyong negosyo. Mayroon kang karagdagang mga mapagkukunan at oras pagkatapos ng outsourcing 3PL. Narito ang ilang iba pang mga benepisyo:

1. Pahusayin ang karanasan ng customer sa pamamagitan ng pagtugon sa kanilang mga inaasahan para sa mga regular na paghahatid sa susunod na araw o parehong araw. Dahil mayroon kang access sa malawak na network ng pamamahagi ng 3PL, maaari kang magbigay ng mabilis na paghahatid kahit saan ipinapadala ang order.
2. Makatipid ng pera sa mga gastusin. Kung walang pagpapatakbo ng iyong sariling espasyo at mga empleyado, maaari itong magresulta sa malaking pagtitipid pagdating sa imbakan. Bukod pa rito, ang mga kumpanyang nag-aalok ng epektibong pagtataya ng imbentaryo ay maaaring tumulong sa iyo sa pag-maximize ng iyong mga antas ng stock at bawasan ang gastos sa pagpapanatili ng mga kalakal sa kamay.
3. Rampa pataas o pababa kung kinakailangan. Nag-iiba-iba ang demand sa buong taon para sa karamihan ng mga negosyo. Mas mahusay mong makokontrol ang mga taluktok at labangan sa pamamagitan ng paggamit ng 3PL sa halip na gumawa ng mga hindi kinakailangang kapital na pangako.