Paano Nakikinabang ang Pagpapatupad ng ERP Software sa Iyong Negosyo

erp-software ay isa sa mga pinaka-kumplikadong software system sa loob ng isang kumpanya, ngunit isa rin ito sa mga pinaka-kapaki-pakinabang.

Pinagsasama-sama ng matagumpay na mga pag-install ng ERP ang iba't ibang konektadong teknolohiya na nagbibigay-daan sa mga organisasyon na i-streamline at i-automate ang mga aktibidad, na nagreresulta sa isang pinagmumulan ng katotohanan sa buong negosyo.

Ang proseso ng pag-aampon ng ERP ay pinahihirapan ng Mga Panganib tulad ng hindi tumpak na paghahatid ng data at kakulangan ng pagsasanay sa end-user. Bilang resulta, ang matagumpay na pagpapatupad ng mga ERP system ay nangangailangan ng pagkakahanay, masusing pagpaplano, at cross-functional na pakikipagtulungan.

Sa artikulong ito, titingnan natin kung paano epektibong maiiwasan ng mga negosyo ang mga kritikal na panganib na nauugnay sa malakihang pag-install ng software sa pamamagitan ng pagpapatupad ng standardized na pamamaraan sa panahon ng proseso ng pagpaplano ng pagpapatupad ng ERP.

Ano ang ERP?

Bagama't maraming tao ang nagkakamali sa ERP na accounting software lang, ito ay higit pa sa mga debit, credit, at mga entry sa journal.

Sa madaling salita, ang ERP ay isang software application na nagsasama (o nagkokonekta) sa lahat ng iyong aktibidad sa negosyo o mga transaksyon sa isang solong software application. Isang sistema ang namamahala sa bawat aspeto ng factory floor, warehouse, accounting department, client service department, o executive office.

Ang mga sistema ng ERP (na kadalasang naglalaman ng "core" accounting software at isang pangkalahatang ledger) ay karaniwang nagsasama ng imbentaryo at pamamahala ng supply chain, pagpoproseso at pagbili ng order, pamamahala ng relasyon sa customer, pagmamanupaktura, pag-uulat sa pananalapi at accounting, at iba pa.

Ano ang Pagpapatupad ng ERP?

Ang isang ERP system ay nagsasama ng ilang proseso ng kumpanya, tulad ng pananalapi, human resources, benta, at pagmamanupaktura, upang magbigay ng mga benepisyo tulad ng pagtaas ng produktibidad at kahusayan. Ang paraan ng pagdidisenyo, pag-set up, at pag-deploy ng isang ERP system ay tinatawag na pagpapatupad ng ERP. Dahil ang isang ERP system ay sumusuporta at nag-o-automate ng iba't ibang mga gawain, ang proseso ay madalas na tumatagal ng ilang buwan at sopistikado.

Upang matiyak ang isang matagumpay na pag-install, dapat munang maingat na pag-aralan ng kumpanya ang mga pangangailangan nito, tukuyin kung paano muling ayusin ang mga operasyon upang mapaunlakan ang system, i-configure ang ERP system upang suportahan ang mga prosesong iyon, at pagkatapos ay maayos itong subukan bago ito ipamahagi sa mga user. Ang wastong paghahanda at isang phased na pamamaraan ng pagpapatupad ay mahalaga sa pagtatapos ng lahat ng mga gawain sa oras.

Ano ang pinakamahusay na paraan ng pagpapatupad?

Ang dalawang pinakakaraniwang diskarte ay big bang ERP adoption at phased ERP adoption.

Ang iyong kumpletong system ay napupunta online gamit ang "big bang" ERP, at lahat ng tao sa aming firm ay sabay-sabay na lumipat. Sa madaling sabi, dinadala mo ang lahat ng mga module mula sa lahat ng mga departamento sa online nang sabay-sabay. Maaaring bawasan ng pamamaraang ito ang timetable ng pag-deploy ng ERP, ngunit maaari rin itong lumikha ng mas makabuluhang pagkaantala sa mga normal na operasyon ng negosyo at maglagay ng karagdagang pasanin sa mga kawani.

Sa kabilang banda, ang isang phased na diskarte ay magkakaroon ng ERP system na dadalhin nang unti-unti, madalas sa pamamagitan ng module o functional area. Ang proseso ng pag-deploy na ito, na kadalasang kilala bilang "land and expand," ay magtatagal dahil ang mga elemento ay unti-unting ipinakilala sa paglipas ng panahon. Ang diskarte na ito ay maaaring makatulong sa mga panloob na tauhan na mabawasan ang panganib at pagkabalisa.

Ang parehong mga diskarte sa pagpapatupad ng ERP ay may mga pakinabang at disadvantages. Matutulungan ka ng iyong team ng kasosyo sa teknolohiya sa pagbuo ng pinakamainam na diskarte sa pagpapatupad para sa iyong mga partikular na sitwasyon.

Ano ang anim na yugto ng pagpapatupad ng ERP?

1. Pagtuklas at Pagpaplano

Ano nga ba ang unang yugto ng pagpapatupad ng ERP? Ang yugtong ito ay binubuo ng pagsasaliksik at pagpili ng system, pagbuo ng isang pangkat ng proyekto, at pagtukoy ng mga komprehensibong kinakailangan ng system.

Ang pangkat ng proyekto ay magiging responsable para sa iba't ibang mga tungkulin sa pagpapatupad, tulad ng paglalagay ng plano ng proyekto at mga petsa ng layunin, paglalaan ng mga naaangkop na mapagkukunan, paggawa ng mga desisyon sa produkto at disenyo, at pang-araw-araw na pamamahala ng proyekto.

Ang isa sa mga unang layunin ng koponan ay upang makakuha ng masusing pag-unawa sa mga kasalukuyang paghihirap, tulad ng mga kawalan ng kahusayan sa proseso at mga kinakailangan sa sistema ng ERP. Ipagpalagay na ang kumpanya ay nakapagtatag na ng isang ERP business case. Maaaring may tinukoy itong malawak na mga alalahanin sa negosyo at mga layunin sa pagpapatupad, gaya ng mas mabilis na pagsasara sa pananalapi, pinahusay na pananaw sa pagpapatakbo, o paghahanda para sa isang IPO. Ang mga ito ay maaaring humantong sa mas malawak na pag-aaral, kabilang ang dokumentasyon ng mga kasalukuyang gawain at pag-concentrate sa pagbuo ng system.

Sa yugtong ito, ang koponan ay maaaring pumili at bumili ng isang ERP system kapag ang kompanya ay nakakuha ng malinaw na pag-unawa sa mga pangangailangan nito. Ang isang kritikal na desisyon ay kung gagamit ng on-premise o cloud-based na solusyon sa ERP. Bumili at nag-i-install ka ng hardware at software sa data center ng iyong organisasyon para sa isang nasa nasasakupan na solusyon. Sa kabilang banda, ang Cloud-based na ERP ay kadalasang inihahatid bilang isang serbisyo ng subscription na naa-access sa internet, na ginagawang mas madaling gamitin at nangangailangan ng mas kaunting in-house na kadalubhasaan sa IT.

. Disenyo

Ang yugto ng disenyo ay bubuo ng isang detalyadong disenyo para sa bagong sistema ng ERP batay sa mga tiyak na kinakailangan at isang pag-unawa sa kasalukuyang mga daloy ng trabaho. Kasama sa yugtong ito ang paglikha ng bago, mas mahusay na mga daloy ng trabaho at iba pang proseso ng negosyo na gumagamit ng system. Dapat maapektuhan ang mga user sa yugto ng disenyo dahil mayroon silang pinakadetalyadong kaalaman sa mga kasalukuyang proseso ng negosyo. Ang pagsali sa kanila sa proseso ng disenyo ay nakakatulong din upang matiyak na tatanggapin at gagamitin nila ang bagong sistema.

3. Pag-unlad

Maaaring magsimula ang yugto ng pag-unlad pagkatapos maitatag ang malinaw na pamantayan sa disenyo. Ang bahaging ito ay nangangailangan ng pagtatakda at, kung kinakailangan, pag-aangkop sa software upang mapaunlakan ang mga binagong pamamaraan. Maaaring kailanganin din nito ang pagtatatag ng integrasyon sa anumang iba pang sistema ng negosyo sa kompanya na hindi papalitan ng ERP system. Dapat i-install ng negosyo ang kinakailangang hardware at software kung gumagamit ka ng on-premise na ERP system.

Kasama ng software development, dapat gumawa ang team ng mga materyales sa pagsasanay para tulungan ang mga user sa pag-adjust sa bagong system. Dapat din nitong simulan ang pagpaplano ng paglipat ng data, na maaaring kumplikado dahil madalas itong nangangailangan ng pag-extract, pagproseso, at pag-load ng data mula sa maraming system, bawat isa ay maaaring gumamit ng iba't ibang format at naglalaman ng duplicate o hindi pare-parehong impormasyon.

4. Pagsubok

Ang pagsubok at pag-unlad ay maaaring maganap sa parehong oras. Ang pangkat ng proyekto, halimbawa, ay maaaring sumubok ng mga partikular na module at feature, pagkatapos ay magdisenyo ng mga pagkukumpuni o pagbabago depende sa mga resulta at muling pagsubok. Bilang kahalili, maaari nitong subukan ang isang ERP module habang ang isa ay ginagawa pa rin. Ang paunang pagsubok sa mga pangunahing operasyon ng software ay dapat na sundan ng masusing pagsubok sa mga kumpletong kakayahan nito, kabilang ang pagpayag sa ilang empleyado na subukan ang system para sa lahat ng kanilang pang-araw-araw na gawain. Dapat ding kasangkot sa hakbang na ito ang pagsubok sa inilipat na data at pangunahing pagsasanay sa end-user.

5. Deployment

Nagsusumikap ka para sa yugtong ito mula nang ilunsad ang system. Maging handa para sa mga problema dahil maaaring maraming gumagalaw na piraso at ilang nalilitong tauhan, sa kabila ng iyong pinakamahusay na pagtatangka na ihanda sila para sa paglipat. Ang pangkat ng proyekto ay dapat na handa na sagutin ang mga katanungan, tulungan ang mga gumagamit na maunawaan ang system, at magsikap na lutasin ang anumang mga alalahanin. Kung kinakailangan, ang iyong kasosyo sa pagpapatupad ay dapat na tumulong sa mga problema. Maaaring kailanganin ng mga user ng oras upang mag-adjust sa system at makuha ang inaasahang pagtaas ng produktibidad.

6. Suporta at Mga Update

Pagkatapos ng pag-deploy, ang pag-aalaga sa iyong proyekto sa ERP ay nakakatulong na mapanatiling masaya ang mga user at ginagarantiyahan na makukuha ng organisasyon ang mga inaasahang resulta. Sa yugtong ito, ang pangkat ng proyekto pa rin ang mamamahala sa Sistema ng ERP, ngunit ang atensyon nito ay ibabaling sa pakikinig sa feedback ng user at pag-aangkop sa system nang naaayon. Habang ipinakilala ang mga bagong feature, kinakailangan ang karagdagang pag-unlad at pag-setup. Ang mga bagong empleyado ay sinanay sa sistema.

Bakit mahalaga ito?

Maraming mga function ng negosyo sa isang enterprise ang gumagawa ng mga desisyon na nakakaimpluwensya sa organisasyon anumang oras. Ang ERP ay nagbibigay-daan sa sentralisadong pamamahala ng lahat ng mga dibisyon at operasyon ng korporasyon.

Ang ERP ay isang bodega ng impormasyon at isang pinagmumulan ng katotohanan para sa organisasyon. Pinapasimple nito ang buhay ng mga gumagawa ng desisyon at hinahayaan ang mga tagapamahala ng departamento na umasa sa data upang makagawa ng mga kritikal na desisyon sa negosyo.

Narito ang mga dahilan kung bakit mahalaga ang pag-deploy ng ERP para sa iyong kumpanya.

1. Detalyadong analytics

Dahil ang ERP ay isang sentralisadong database, nagbibigay din ito ng mga kakayahan sa pag-uulat. Itinatala nito ang bawat aktibidad ng mga user at tinutulungan ang mga executive ng negosyo sa paggawa ng mga desisyon na maaaring mapabuti ang corporate functionality. Ang paggawa ng mga ulat nang walang ERP ay maaaring tumagal ng maraming araw o linggo. Nakakatulong ang mga makasaysayang ulat na i-map out kung ano ang maaaring mapansin ng mga kumpanya sa real-time na pagsubaybay. Ang isang organisasyon ay maaaring bumuo ng mga ulat para sa anumang pag-andar ng kumpanya at maging malalim para magkaroon ng mas malalim na pag-unawa, mula sa pananalapi hanggang sa pamamahala ng imbentaryo.

2. Palakasin ang ROI

Ang mga organisasyong gumagamit ng ERP sa unang pagkakataon ay maaaring naniniwala na ito ay magastos. Gayunpaman, pagkatapos lumipat ang kumpanya sa yugto ng pagkamangha, makikita nito ang halaga sa mga pamumuhunan nito sa ERP. Ikinokonekta ng ERP ang lahat ng kritikal na aplikasyon ng isang organisasyon. Maaaring gamitin ng mga empleyado ang ERP bilang isang pinagmumulan ng katotohanan sa halip na mag-navigate sa pagitan ng ilang app para sa impormasyon. Ang mga empleyado ay maaari lamang mag-access ng isang application, na nagpapababa ng mga gastos sa pagsasanay, nakakatipid ng oras, at nagbibigay sa kanila ng higit na kakayahang makita.

3. Pinahusay na pagganap ng empleyado

Ang mga empleyado ay nagtatrabaho upang isagawa ang kanilang mga trabaho at kumpletuhin ang kanilang mga takdang-aralin. Gayunpaman, dapat silang magsagawa ng mga responsibilidad na administratibo upang magarantiya ang pagsunod sa proseso at integridad ng data. Nakakaimpluwensya ito sa kanilang pagganap dahil karamihan sa kanilang oras ay ginugugol sa mga gawaing pang-administratibo. Pinapahina nito ang moral ng mga kawani at pinipigilan silang gawin ang kanilang mga tungkulin. Ang tamang solusyon sa ERP ay maaaring makatulong sa iyo sa pag-automate ng mga paulit-ulit na operasyon at pagpapahintulot sa mga kawani na makumpleto ang kanilang mga trabaho sa mas kaunting oras.